抓好内勤管理工作 提升规范建设水准

作者:jx01??? 访问量:1018??? 发布时间:2016-03-17

无锡市滨湖区华宇法律服务所

------华建清------

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基层法律服务所内勤是由基层法律服务所聘用的专职的辅助人员,内勤的工作由法律服务所主任负责安排,在正副主任领导下开展工作,并对其负责。基层法律服务所要提升规范化建设水平,其中很重要的一点是主任要充分发挥内勤人员的作用,科学配制所内勤岗位职责。今天我想就内勤人员工作职责、内勤人员日常工作规范与各位主任进行交流。

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一、内勤人员工作职责

1、负责法律服务所的日常接待、信件收发、内部整洁工作;

2、协助法律服务所主任管理日常事务性工作。

1)协助法律服务所主任对本所人事进行管理;

2)协助法律服务所主任对本所所收结案件、公文签发、印章使用进行登记,卷宗归档、投诉处理等事务性工作进行管理;

3)协助法律服务所主任对法律服务所各项规章制度及合伙人会议决议的执行情况进行监督;

4)负责办理法律服务所合伙人会议决议及主任交办的其他事务;

5)负责办理法律服务所与主管部门的行政性事务;

6)负责管理法律服务所办公设备的正常运作;

3、负责法律服务所业务卷宗的归档和对档案的保管工作。

1)制作电子数据库档案

a、基层法律服务工作者业务收结案件数据库

b、出庭函目录数据库

c、介绍信目录数据库

d、发票目录数据库

e、固定资产目录数据库

f、图书资料目录数据库

2)制作书面档案

a、基层法律服务工作者业务卷宗:诉讼卷、非诉讼卷、仲裁卷、法律顾问卷、法律援助卷

b、行政业务卷宗:法律服务所内部资料卷、法律服务所年度业务合同汇编、法律意见书汇编、法律服务所年终资料汇编、文件资料汇编

4、负责协助法律服务所主任安排各类会议前的准备工作及会后的整理工作。

5、负责统计各类数据及填报工作。

6、负责法律服务所公示栏及网站信息及时更新的工作。

7、负责法律服务所台帐登记管理,建立“四本一册”(即基层法律服务所工作台帐记录本、收、结案登记本、公章管理登记本、出庭函出具登记本、固定资产登记册)。

8、负责法律服务所受理的重大敏感性案件有关材料的上报工作,及时向行业协会报送法律服务所工作信息、工作建议及工作经验。

9、必须严格遵守行业性的保密工作。

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二、内勤人员日常工作规范

(一)专兼职基层法律服务工作者执业申报材料工作

为专兼职基层法律服务工作者执业申报材料应当按《执业登记表》、证书、证明、实习经历、聘用合同、承诺书的顺序排列,材料一式两份,分开装订(需要原件的集中在一份材料中),具体排列顺序为:

1、申请材料目录;

2、《基层法律服务工作者申请执业登记表》(一式二份),登记表上需贴照片;

3、基层法律服务工作者执业资格证书复印件,律师或法律职业资格、公证员资格和企业法律顾问资格证书原件、复印件;

4、居民身份证复印件(正反面)

5、《无锡市基层法律服务人员聘用合同书》原件;

6、申请人户籍所在地公安派出所出具的品行证明;

7、申请人所在地市()级以上医院《体格检查表》,体检表上需贴照片;

8、申请跨区域(省、市)执业的,提供执业地租房协议、公安派出所暂住证明以及户籍所在地司法厅出具的已经取得《基层法律服务工作者执业资格》或《法律服务工作者执业证》的相关证明;

9、离退休人员提供离退休证复印件;

10、申请专职人员需提供无业证明;

11、申请兼职人员需提供单位同意兼职证明;

12、申请人对其提供材料真实性的保证书;

13、申请人两寸正面免冠彩色照片1张;

14、所有提供材料扫描件电子版;

15、登记机关要求提交的其他材料。

(二)法律服务所变更事项工作

1、基层法律服务所变更(执业地址、法人代表、字号)应提交的材料:

(1)《基层法律服务所执业证书》(副本);

(2)《基层法律服务所变更登记表》(一式二份)

2、基层法律服务所合伙人变更应提交的材料:

申请材料应当按法律服务所章程、协议变更申请表,变更后的章程、协议,具体变更事项申请表(以合伙人变更为例),合伙人会议决议等顺序排列,具体排列顺序为:

1、法律服务所章程、协议变更申请表,2份;

2、变更后的章程、协议,2份;

3、合伙人加入(退出)变更申请表,2份;

4、合伙人会议决议;2份,至少1份原件;

5、原所出具的三清证明(财务、案件、卷宗),2份;

(三)法律服务所业务归档卷宗整理

1、法律服务所内部资料卷

1)法律服务所开办设立、章程、协议(含变更前后的);

2)法律服务所有关规章制度(含修改前后的);

3)法律服务所重大事项变更有关资料(含负责人变更、合伙人变更、地址变更等)。

4)合伙人年度会议记录及合伙人会议决议

a、应当记入合伙人会议记录的事项:

法律服务所重大事项变更的会议记录(如负责人变更、合伙人变更、地址变更、章程、协议变更等)

法律服务所年检工作安排研究记录;

法律服务所对所属基层法律服务工作者年检评档定级结果;

行政机关、基层法律服务工作者协会安排的重大活动安排部署记录;

对本所及所属基层法律服务工作者受到表彰或处分的研究结果记录;

其它应当记入合伙人会议记录本的内容;

b、可以记入合伙人会议记录的事项:

涉及所里重大经费开支项目的研究,如开展活动、进行奖励等;

重大敏感性案件、重大违纪处理通报学习情况;

其它可以记入合伙人记录的事项

c、不必记入合伙人会议记录的事项:

一般事务性研究;

业务学习活动;

第(a)、(b)项内容如果需要留档备查,可使用其它记录本或打印记录由合伙人签字保存。

2、行政业务资料卷

1)基层法律服务工作者年度业务合同汇编资料(聘请法律顾问合同,按签约时间排序;委托代理合同、委托协议,按分类、案号以次排序)

2)法律服务所年度签发的法律意见书汇编资料

3)法律服务所年终业务、财务结算汇编资料

4)法律服务所年度财务资料汇编

5)法律服务所年检、基层法律服务工作者注册资料汇编(含法律服务所社保、物价、代码证书、审计年审)

6)法律服务所年度文件资料汇编

3、基层法律服务工作者业务卷

基层法律服务工作者业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列,具体顺序为: ?

1)民、商事代理卷 ?

1、法律服务所接案呈批单;

2、委托诉讼(仲裁、调解、执行)代理协议

3、收费凭证; ?

4、授权委托书(单位或个人) ?

5、起诉书、上诉书、答辩书、管辖异议书、反诉书

6、接待当事人谈话笔录

7、证据材料及对证据的质证意见、调查材料

8、诉讼保全、证据保全、调查和先予执行(给付)申请书、法院裁定书

9、承办人意见(代理词)

10、疑难案件集体讨论登记表

11、庭审笔录

12、判决书、裁定书、调解书、上诉状

13、送达回证

14、结案审批表

15、诉讼其它材料

16、卷内备考表

2)法律顾问卷 ?

1、聘请法律顾问协议;

2、收费凭证 ?

3、聘请方身份证明材料( ? 聘方的申请书、聘书或续聘书) ?

4、办理各类法律事务(如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、提供法律建议或法律意见、咨询或代书等分类按时间排序)的记录和有关材料; ?

5、工作小结 ?

6、工作日志

7、卷内备考表

3 ? 其他非诉讼法律事务 ?

1、非诉讼委托代理合同

2、收费凭证

3、委托书

4、委托人身份证明材料 ?

5、与委托人谈话笔录; ?

6、委托人提供的需办理法律事务的材料

7、基层法律服务工作者调查材料; ?

8、基层法律服务工作者阅卷笔录和工作记录

9、与本案有关的其他材料

10、基层法律服务工作者出具的法律意见,或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等; ?

11、办结具体法律事务的谈话笔录

12、办案小结。

13、办案日志及办案日程

14、卷内备考表

4)以下卷的装订顺序参照执行

1、行政诉讼代理和仲裁代理卷顺序参照民、商事代理卷排列。 ?

2、咨询代书卷分别按年度及时间顺序排列。 ?

3、涉外类卷分别参照国内同类卷顺序排列。 ?

4、终止委托的业务,承办基层法律服务工作者仍应按上述各类业务排列顺序归档,承办基层法律服务工作者应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办基层法律服务工作者对终止委托原因的记录收入卷中,排在全部文书材料之后。 ?

(5)基层法律服务工作者业务卷宗归档的一般要求

1、基层法律服务工作者业务卷宗内页一律使用阿拉伯数字逐页编号,两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角,背面在左上角(无字页不编号),卷内重复的材料只留取一份。 ?

2、基层法律服务工作者业务材料的整理。对破损的材料要修补(仅指原件)或复制,对字迹难以辩认的材料应当附上抄件。主要外文材料要翻译成中文附后。卷面为A4纸,窄于或小于卷面的材料,要用A4纸加衬底;大于卷面的材料,要按卷面大小折叠整齐。需附卷的信封要打开平放,邮票不要揭掉。文书材料上的金属物要全部剔除干净。

有关卷内文书材料的说明材料,应逐项填写在备考表内。

3、根据法律工作者执业行为的规定,基层法律服务工作者业务文书材料应在结案或事务办结后三个月内整理立卷。

4、基层法律服务工作者业务卷宗封面立卷人用电脑打印或用钢笔或毛笔逐而填写案卷封面;填写卷内目录,内容要整齐,字迹要工整。

收案日期以签署委托代理合同日期(或委托协议、人民法院指定日期)为准;结案日期以承办基层法律服务工作者制作的办案小结日期为准;归档日期以交接卷宗日期为准。法律顾问卷以聘请法律顾问合同的签订与终止日期为准;其他非诉讼法律事务,以委托事项办结后基层法律服务工作者制作的办案小结日期为准。

5、案卷装订一律使用棉线绳,三孔钉牢。在封底线绳活结处需贴上法律服务所封签,并在骑缝线上加盖立卷人的姓名章。

6、案卷装订后应按归档先后顺序编制好归档号, ? 做好归档登记工作。档案管理人员接收档案时应进行严各审查,凡不符合立卷规定求的,一律退回立卷人重新整理,全部合格后,办理移交手续。

7、基层法律服务工作者因业务需要借阅已归档卷宗,必须办理档案文件借阅登记手续,方可借阅;非本所人员借阅卷宗,必须经法律服务所主任批准后,方可借阅。内勤对出借及归还档案要做好登记工作。